Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.
Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.

ПРИМЕР
Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут онлайн-доски или обычные доски с карточками, в которых можно работать командой.

РЕЗУЛЬТАТ
Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, подать заявку в аптеку) и заканчивая планами (может быть, рассказать про орг структуру новичку). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.

Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:

Срочные и важные
Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.

Важные, но несрочные
Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.

Срочные, но неважные
Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.

Неважные и несрочные
Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.

РЕЗУЛЬТАТ
Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.

По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85 % операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.
Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:

• Specific (Конкретность)
• Measurable (Измеримость)
• Attainable (Достижимость)
• Relevant (Уместность)
• Time-bound (Ограниченность во времени)

Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.
Работая в онлайн-досках, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, закрепите срок выполнения. Если установите приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением

РЕЗУЛЬТАТ
Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.

Среди гибких методологий управления процессами, существуют такие как например «Канбан» и «Скрам».
Сейчас такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель до конца неизвестна. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.
Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:

• «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
• «Делаем» — сотрудник начал работу.
• «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
• «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
• «Принято» — готовые задачи.
• «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).

К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами - например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.

РЕЗУЛЬТАТ
Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.

В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.
Выполнять их нужно постепенно. Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.
Этот метод подойдёт, когда нужно разобраться с небольшими делами. Если вы хотите эффективно работать над долгими и рутинными задачами, попробуйте технику «помидора»:

• за раз нужно съесть один «помидор»: установить таймер и работать без перерыва 25 минут;
• после этого сделать перерыв на 5 минут;
• после четырёх отрезков — перерыв полчаса.

С точки зрения психологии эффективность метода объясняется так: мы откладываем на потом большие дела, потому что они нас пугают. Заставить себя работать 25 минут намного проще, чем сесть и сразу написать большую книгу.


РЕЗУЛЬТАТ
Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно завершаете большие задачи, разбив их на этапы по 25 минут. Появилось много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть.